「薬剤師のシフト作成」をBYARDを使って効率化してみた
みなさん、こんにちは。
いぶき薬局のBYARDアンバサーの関です。
BYARDアンバサダーとは
BYARDの利用を推進、社内で普及すべく取り組んでいるチームです。BYARDのカスタマーサクセスの担当者の方と月に１回ほどミーティングをして使い方のトレーニングをしながら、店内での普及をしています。
先日は赤裸々な過去をさらされてしまいましたが、今回は記事の内容がガラッと変わります。超マジメな話で、我々「BYARDアンバサダー」が何をしているのかをご紹介します。
What's "BYARD" ?
8月から契約形態を変更して、皆さんエディターになっているはずなんですけど使っていただいていますか？BYARDは、一言で言うと「業務フローを可視化するツール」です。
業務フローを俯瞰的に表示したものを「ストリーム」と呼びます。
もっと嚙み砕いて言うと、「業務の地図を作ることで、担当者が進むべき道（やるべきこと）を示す地図を書き出せる便利ツール」でしょうか？ BYARDのwebページにも書いてあるので、確認してみて下さい。
What's "BYARD Ambassador" doing?
使い方については、過去に祐樹さんが記事化しているのでそちらを確認していただき、私からは、我々アンバサダーがやっていることを紹介したいと思います。
アンバサダーミーティング
BYARDを店舗に浸透させるべく、各店舗から１名ずつBYARDアンバサダーが選ばれ、毎月1、2回のペースでBYARDのカスタマーサクセスの担当者を交えて、オンラインミーティングを行っています。
私達アンバサダー達にレクチャーして下さるのは、BYARDのナイスガイ、鈴木高太郎さん です。私の個人的なイメージですが、「気さくで、話し上手」な方。
気さくな人柄と柔らかい口調で、どんどん話を振ってくれて、BYARDの使い方と業務改善のアドバイスをしてくれます。スタッフの名前を憶えてイジってくれるので、みんなの緊張が解けるのも早かったですね。
どんなことをしているの？
さて本題に入りますが、私達アンバサダーはBYARDを店舗へ浸透させることが目的です。しかし、私達アンバサダーが使い方を知らないとできません。
基本的な流れ
① 持ち回りで担当者を決めBYARDでストリームを作成
② ミーティングでストリームを確認
③ 話し合いをしながらストリームの修正を実施
というサイクルを繰り返してBYARDの使い方をマスターしていきます。
ミーティングの最後には毎回、「気になっている業務はないか？」と鈴木さんからヒアリングが入ります。ちなみに担当者は手上げ制で決めて、次回のミーティングまでにストリームを作ってくるという感じです。
Let's Try !!
では、私が担当した「薬剤師のシフト作成」のストリーム作成を例にあげて、実際のミーティング内容を振り返ってみます。ミーティングを通しどのようにして改善していったのか、薬剤師のシフトフローを例にとり、お話ししたいと思います。
どんな問題があったのか？
いろいろあったと思いますが、主に以下のような問題を抱えており、本当に困っていました。
シフト作成まで時間がかかりすぎている
作業工程がかなり多くなっている
シフトのもれが発生してしまう
手戻りが発生している
急なシフト調製が増えたこと（欠勤などの調整は除く）
シフト作成の進み具合が分からない
そこでBYARDでストリームを作成すれば、これらが解決され、効率的にシフト作成ができるのではないか？と考えトライしてみました。
実際にストリームを作ってみた
どんな作業をしているのか？を思い浮かべ、カードを作成していきます。
「担当者と時間が変わる時はカードを変える」と鈴木さんからアドバイスをもらいました。
① 業務の可視化
・まずは作業をカードとして書き出す
・カードを並び替えて業務の流れを整理
② ToDoを入力
・具体的な作業内容（ToDo）をカード内に書き込む
③ 実際にシフト作成を行う
・作り上げたストリームで、実際にシフトを作成する
④ ストリームを修正する
・カードを並び替えたり、カード内のToDoを修正・追加する
ここでカードを移動したり、ToDoを修正することは業務改善につながります。カードやToDoを増やしていくのではなく、整理してカード数を減らしていくと業務がスムーズになっていきます。
ミーティングでストリームを見直す
私がストリームを利用しシフト作成を行って一番大切と感じたことは、「ストリームの見直しを行うこと」につきると断言できます。
アンバサダーミーティングでは、この見直しを重点的に行いました。手直しした場所を他のアンバサダーに説明し、もっと効率的にするにはどうしたら良いかをディスカッションしました。
なんとBYARD公式に、当社のアンバサダーミーティングでのディスカッションの様子を動画にまとめてもっちゃいました！！ ぜひ見てくださいね。
ディスカッションを通して、シフト作成のストリームで一番業務改善できたことは、各店長さんにシフト作成の一部を協力してもらえるようになったことです。
冒頭でもお伝えしましたが、居宅や施設対応など大きな予定は分かっていましたが、それ以外の細かい予定が関から見えなかったため、シフト案作成後に大きな手戻りが発せしたり、人員が足りず急なヘルプがかかったり、予定がもれたりと散々でした…。
ミーティングの中で「各店長さんに自店舗の予定を入れてもらってはどうか」と話がまとまり、店長会議へ提案し決裁されました。現在では、ストリームの中で各店長さんに自店舗の予定を記入するカードとToDoを付与し、予定を記入してもらっています。その予定を加味しシフト案作成を行っていますが、要望に応えつつより適正な人員配置のシフトができているのでは？と感じています。
鈴木さんから宿題が出ている！
お盆前に行ったミーティングでは、アンバサダーが一通りストリームを作成しBYARDの使い方が分かってきたので、店舗への浸透に進もうという話になりました。（最初は取っつきにくくても4-5時間使うと使い方に慣れるようです）
現在、アンバサダーには宿題が出ています。
各店舗内の業務の中から可視化したいものを、BYARDを使ってストリームを作ってみよう
BYARDは決まったルーチンワークを可視化するのにもってこいです。1日で終わるような業務の可視化はToDoリストで事足りてしまうので、最低でも1週間以上時間がかかっている業務にフォーカスし、ストリームを作ってみましょう！
ちなみに次回のアンバサダーミーティングは、9/29日（金）です。
Concluding remarks
私の場合はBYARDを使って薬剤師シフトのストリームを作り、仕事がどれくらい進んでいるのか可視化できたことが、一番のメリットになりました。
それに付随し、各店長さんに協力してもらうことでシフトの精度を高め、さらにタスクを順につぶしていくことで、「ぬけ」がなくなったと感じています。
あとこれは意外だったんですが、楽しんでシフト作成ができるようになりました。一つ一つタスクを消していく作業が、まるでドラクエのようなロールプレイングゲームで少しずつ物語を進めていく感じに似ていて、楽しくできています。ロープレを好む人ならこの気持ちがわかるでしょう。
最後におさらいです。
2023年7月～BYARDのプランを変更しました。そのため、全スタッフがエディター（案件を作成できる人）になっています。アンバサダーに使い方を聞いて、どんどん案件を立ち上げて、ストリームを作ってみましょう！
それでは！