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SmartHRグループの「BYARD」を導入してみた

けやき薬局 の 馬場(き) です。
「定型業務の改善・効率化・型化」を目的として契約した BYARD の招待を先日各スタッフへ送りました。「何ナノこれ?」と思っている方も多いと思いますので、使い方を説明しますね。ちなみに、いつもお世話になっているSmartHRさんのグループ会社さんの新サービスです。

1.ばいあーど?

公式からの説明 → 「BYARD(バイアード)」は、バックオフィス業務の全体プロセスから各担当者のTODOリストまでを一元的に管理できる業務設計プラットフォームです。

https://byard.io/

薬局でいうと、レセプトや発注、入社処理などのおおむね流れが決まった定型業務を、「業務カード」に落とし込みフローを作っていく&見直していく、ためのシステムです。入社手続きを例に作ってみたので、ひとまず見てください。

実際の画面:当グループオリジナルの入社手続きテンプレート

2.3種類の「ユーザー権限」

「ユーザー権限」によって出来ることが異なります。詳しく読まなくても良いですが、もし自分の権限でやりたいことが出来ない場合は見直しますので、私まで連絡をください。

  • エディター(管理者、責任者)

    • テンプレートの作成、案件の開始、編集ができる

    • イメージ:その案件の全体を管理する人

  • オペレーター(担当者)

    • 「業務カード」の実行、完了処理ができる

    • イメージ:案件の中にいくつかあるToDoを担当する人

  • ゲスト(お手伝い、外部の人)

    • 「業務カード」でチャットができる

    • イメージ:担当者から頼まれて作業する人

オペレーター(担当者)のできること

チャットに加え、「作業ごと・業務カード」ごとの完了処理、メモ作成ができます。作業の進捗管理や業務上必要な記録を残したりすることでノウハウの蓄積に繋がります。

ゲストのできること(お手伝い、外部の人)

「業務カード」ごと↓の緑〇ところでチャットが出来ます。

3.試しにやってみる

明日の晩ごはんにとんかつを作って、家族みんなで食べる」という案件を作成してみます(2022年11月1日現在の ver. ASAKA の画面です)。

①案件作成を開始する

お腹すいたよー

②案件名と開始日、期限日を入力する

とんかつ!

③「業務カード」を作成する

右上のところに思いつく作業を打つ⇒「業務カード」が作成されます。ショートカット「Ctrl+Enter」でガーっとカード作成してしまうのが良いと思います。作成したカードは、真ん中に溜まっていき、左側に一覧表示されます。

とんかつにキャベツは必要だよな

④カードを並び替えて、線でつなぐ(業務フローを作成する)

カードはクリックしながらだと移動することが出来ます。また、カードの4片の中心から線を延ばせるので各カードをつないで業務フローを作成します。

わくわく

Shiftを押しながらマウスを操作してカードを選択⇒右クリックでメニューが表示されるので並び替えで、きれいに整列させることも可能です。

まだかな

⑤各業務カードに担当者を割り当て、ToDoを作成する。

担当者と共有者の設定ができます。

  • 担当者:作業の担当者。

  • 共有者:カードの内容を把握したり、確認、チャットする人

ToDoを業務カードを作るのと同じように作成していきます。作業手順・やる事リストといった感じで、マークダウン記法で自由に作ることが可能です。

みんなで作り上げる

⑥業務カード(→ToDo)⇒業務カード(→ToDo)と実行していく

オペレーターの項目も参照してください。作業が完了すると☑が入ってグレーアウトします。

いただきます!

⑦繰り返し行う業務の場合は、テンプレート化して業務フローや業務カード・ToDoの見直しをする

テンプレート化することで同じ業務フローの型を作成し、繰り返し利用することが可能です。また、さっき行った業務のふりかえりを行うことで、業務フローの見直し、作業の見直しに繋がります。ぜひふりかえりをして、テンプレートをアップデートしていってくださいね!

毎日でも食べたい

4.え?分かんない??

私の力不足をお詫びしますが、ユーザーフレンドリーなUIなので、失敗を恐れずにとりあえずいじってみればOKです。 Let's use BYARD !!
詳しくは公式の利用ガイドを見てください。


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