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Slack + Notion へ移行しました。

みなさん、こんにちは。
けやき薬局の馬場です。

今週3/16(木)から、コミュニケーションのプラットフォームをSlackへ移行しますので、設定した上でのポイントみたいなものをお伝えしておこうと思います。

今まで:TUNAG

コロナによるコミュニケーション低下を補うために2020年1月から以下のTUNAGを使っていました。

乗り換えた理由(おさらい)

  • Google, TUNAG, etc…と情報が散らばりやすい

  • 過去データの活用がしにくい

  • チャットは別途料金が追加でかかる

  • BYARD など他の業務系システムとの連動が難しい

  • カスタマ・・・・(略)

正直、結構作りこんでいたので、乗り換えは苦渋の決断(;_;)

今週から:Slack + Notion

Slackは、ビジネスチャットツールです。

Notionは、最近流行りのデータベース付きwikiですね。

  • 業務の連絡→Slack

  • 情報の蓄積と議事録、タスク管理→Notion

  • タスクごとの業務フローの管理→BYARD

でやると効率的ではないかと考えています。

設定上のポイント

Slackワークフローの活用

「何かをしたら、何かをする」みたいなワークフローを作成できます。申請、報告系は、ワークフローでフォームを作成しました。機能的な詳細は以下のリンクを見てね。

以下のようなフォームも簡単に作れます。(店舗独自のものとかを作りたければ)ツール>ワークフロービルダー から作成してください。

簡単やでー

ちなみに申請、報告系のワークフローは、

Slackワークフロー → スプレッドシート転記 → ZapierでNotionに転記

という風にSlackの苦手とする情報の集計を行うようにしています。Slackワークフローから、スプレッドシートに関数を転記→値を上書きという方法を行うことで、簡易的に集計をしてslackにメッセージを返すこともできます。

設定については、↑の記事を参考にしました。

集計された情報

slackワークフローで申請された情報は、スプレッドシートからNotionのDB(データベース)に蓄積されます。Notionはいろいろな見せ方ができるので便利ですね。検索性も良いので、

クレポやアクシデントレポート、表彰歴などもデータベースで見やすくしてありますので是非見てみてくださいね。

表彰歴に事例もリレーションしたよ

Slackの絵文字

絵文字は、誰でも追加できるようにしてあるので、どんどん追加してくださいね(ふざけてるのでもOKだと思います)。

どんどんふやすのだー

使いそうなものはひと通り追加しておきました~

Notionのページ

ポータル的なものや各店舗、委員会のページを最低限作ってありますけど、編集権限を与えているので、適宜使いやすいように自分たちで担当分のページをいじってください(他のページも順次移行予定です)。

Notionは、基本的な機能はwikiなので各自自由に使ってもらってOKだと思います。「こうやりたいけど、やり方が分からない」などの相談には乗りますので、教えてください。

わからないときはアンバサダーまで

3/9に社内説明会をしましたので、使い方についてはピン止めしてある投稿を見ていただくか、シェアしてある説明会の動画をご覧ください。 

各店舗で分からないことは、Slackアンバサダーへぜひ聞いてみてくださいね。

【必読】Slackの使い初めに読んでほしいnote

最後に

説明会でも話があった、導入の背景とゴールについては再度目を通しておいてくださいね。

Slack導入の背景
コミュニケーションツールが分散している(LINE、TUNAG、付箋など)
人によって持っている情報が異なるため認識のズレが生じている「それ聞いてないよ」「言ったよ…」
全社共通のオフィシャルな場での発言をもっともっと活発にしたい

Slack導入のゴール
コミュニケーションの場所が一本化され報連相の抜け漏れがなくなる「言った言わないがなくなる」
コミュニケーションがオープンになるため、積極的に情報を発信したり取りに行ける人が評価される文化になる
「Slackを見ておいてね」で業務のキャッチアップが早くなる

より良いコミュニケーション土壌を整備するために、みんなで楽しくやっていきましょー

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