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SmartHRの人事評価機能の設定をしたよ

みなさん、こんにちは。
けやき薬局の馬場です。

ご存知の通り、2022年10月ごろからSmartHRの人事評価機能を活用し、目標設定⇒評価を実施しています。

2023年1月で上期が終わり、上期の評価も無事3月には完了しましたので、実際に使ってみて分かったシステム上のポイントを勝手にシェアしたいと思います。(こんなマニアックな情報を誰が必要とするのか、というツッコミはあるかと思いますけど・・・)

ポイント1 評価シート数は最小限が○

これは今回最大の反省です。職種×等級数で全体約50人に対して13個の評価シートを作成しました。。 めっちゃ柔軟に作成できて良かったのですが、修正はテンプレートごとに修正する必要があるので、項目をちょっと修正するだけで、×13倍される地獄の作業量・・・(ミスに気付いても後の祭り)

評価シートは細かくしたくなりますが、数を減らした方が楽だよ。

工夫① 評価シートを極力まとめた

反省を活かし2023年の評価シートは、極力統一化して5-7個に絞る予定です。工夫したポイントは以下。

等級ごとに要求事項が違う場合は、併記することで解決しました。
例)P1:●●、P2:△△、P3:○○
   評価シートをP1~P3で3種類に分ける
   評価シートは1つで、P1~P3の条件を併記する

ポイント2 項目の追加を減らす

SmartHRの評価シートは後から項目を追加するのがすごく大変です。追加された項目は、「評価ロールの閲覧・編集権限設定」という設定項目が、デフォルトでは全部「編集可」になっているので、「閲覧」「閲覧不可」なりに修正する必要があります。その反面で削除は意外と簡単にできました。

工夫② テンプレートのテンプレートを作成

作業工数削減のため全部の評価シートをカバーしたテンプレートを作成して、それをコピー ⇒ 削除・修正する作業方法にしました。

<作業工数がかかるポイント>

  • 評価ロールの閲覧・編集権限設定
    評価者数×評価工程数 で作業が発生するので、きめ細かく設定できる分作りこみが大変です。

  • 評価項目のコピー&ペースト
    あれどこだっけ?と探して編集>コピペするより、すでに入力済みの項目から不要分を消した方が作業的に早かったです。

こんな感じでずらーっと書いておいて要らないのを消すのが〇

ポイント3 運用でカバーも重要

ポイント1、2で記載した通り評価シートの編集はなかなか作業工数が増えて大変です。でも、途中で「評価する上でこの記録を残したいんだけど」という要望が出たりしたので、編集が少なくなるように運用でカバーも重要だと思いました。

工夫③ 既存の項目をうまく使った

白井さん がこのアイディアをくれました。(感謝)
例)期中の評価の記録を評価シート上で付けておきたいという要望
  ✕ 評価シートを編集して途中記録用の欄を追加する
  ○ 評価シートの編集・表示権限だけ修正
    →期末の評価コメント欄に途中経過も記録できるように

1次評価者は編集可、被評価者は閲覧不可で設定すると、1次評価者用のメモに使えます。

工夫④ 繰り返しはプロジェクトを分ける

設定作業の工数を減らす目的で、半期づつ1年で2回評価をする場合は、通期で1つのプロジェクトにするより、半期ごと2回のプロジェクトにする方がオススメです。設定作業量がおよそ半分で済みます。

おまけ

スタッフから多く声が上がっていた「表の幅が長すぎて見切れるから、幅を変更できるようにしてほしい」という要望をSmartHRのサポートへ問い合わせをしたら、まさかで対応してもらえた件をおまけでご報告します!

このアップデート後に「おぉ、やったー」とひとりで喜んでいたら、SmartHRのお問合せにMassageが・・・

CSの担当者の方から連絡もらっちゃった!

とても丁寧に対応して頂きました。ダメ元でも要望は伝えてみるものですね。

まとめ

とりとめもなくなってしまいましたけど、

  • 設定はだいぶ慣れた

  • 作り方を最初に考えて作業すれば、作業量も増えない

  • もし、やりたい人がいれば教えてください

という話でした。最後のプチ社内SEを私と一緒にやってくれる希望者がいれば、ぜひ。常時募集中です。笑

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